W ostatnich latach coraz więcej firm zleca prowadzenia spraw kadrowych i płacowych firmom zewnętrznym. Nic dziwnego, bo obecnie menedżerowie wiedzą, że outsourcing kadr i płac pozwala na znaczną redukcję oraz kontrolę kosztów operacyjnych, przy jednoczesnym usprawnieniu funkcji administracji kadrowo-płacowej.
Zmniejszenie ryzyka?
Jak podkreślają managerowie HR, ważnym aspektem ich działania, jest skoncentrowanie się na podstawowej działalności – zarządzanie płacami nie jest bowiem ani działaniem kluczowym, ani strategicznym dla żadnego z przedsiębiorstw, choć oddane w niewłaściwe ręce może wiązać się z ryzykiem błędów związanych z terminowością, rzetelnością, znajomością zagadnień prawno podatkowych i zusowskich.
Ryzyko to można prawie całkowicie wyeliminować, przez outsourcing tej funkcji, przy założeniu oczywiście, że wybór padnie na właściwego dostawcę usługi.
Firma zyskuje wtedy pełną kontrolę nad ważnym dla firmy obszarem – wypłynięciem poza firmę istotnych danych na jej temat. Zachowanie poufność wynagrodzeń jest jednym z istotnych ryzyk i niezależnie od wysiłku włożonego w zapewnienie poufności wewnątrz firmy, bezpieczeństwo informacji o pracownikach i ich wynagrodzeniach ma swoje ograniczenia. Przechowywanie i przetwarzanie takich informacji poza firmą, w bezpiecznym i odizolowanym centrum danych usługodawcy gwarantuje z reguły utrzymanie najwyższego stopnia ich poufności.
Z pewnością należy wziąć pod uwagę redukcję ryzyka związanego z utrzymaniem wysokiego poziomu zatrudnienia. W przypadku outsourcingu, możliwe jest zmniejszenie kosztów związanych z utrzymaniem stanowisk pracy specjalistów – koszty wynagrodzeń, szkolenia, miejsce pracy i wyposażenie stanowiska powiązane z ryzykiem nieobecności specjalisty może zostać całkowicie wyeliminowane.
Bardzo istotną sprawą jest także przeniesienie odpowiedzialności za prawidłowość naliczania płac na doświadczoną firmę zewnętrzną – zmniejszenie ryzyka, a zwiększenie bezpieczeństwa i prawidłowości naliczania wynagrodzeń.
Warto przypomnieć także o uniezależnieniu ciągłości procesów od posiadanych zasobów kadrowych. W przypadku powierzenia naliczania płac doświadczonej firmie zewnętrznej firmy uzyskują pewność, że niezależnie od zmiennych warunków kadrowych wewnątrz firmy – urlop, absencja, odejście pracownika – ciągłości procesów kadrowo-płacowych zostanie zachowana.
Uzyskanie bieżącego dostępu do sprawdzonych systemów monitorowania zmian w prawie, ogranicza ryzyko nieprawidłowości przy ciągle zmieniającym się prawie – firmy outsourcingowe, dla których działalność kadrowo-płacowa to core biznes, śledzą przepisy w sposób ciągły.
Duże znaczenie dla firmy ma także przejęcie pełnej odpowiedzialności prawnej przed ZUS, US, PFRON oraz pracownikami firmy w zakresie przygotowywanej dokumentacji, a także osobiste uczestnictwo specjalistów w kontrolach tych instytucji.
Firmy zewnętrzne często ponoszą też odpowiedzialność materialną za wynikłe z ich winy błędy czy opóźnienia.
Szeroko mówi się o tym, że outsourcing pozwala na koncentrację sił, środków i procesów zarządczych na zasadniczych celach firmy. Organizacja osiąga lepsze wyniki i rośnie jej wartość rynkowa. Firma zwiększa swoją wydajność, a poprzez ograniczenie ryzyka także elastyczność swoich działań.
Podniesienie jakości pracy
Choć opinie na temat zewnętrznej obsługi płacowej lub płacowo-kadrowej są wciąż podzielone wśród specjalistów HR, to jednak znacząco rośnie liczba jej zwolenników. Przeciwnicy, choć często nie mówią o tym głośno, obawiają się utraty własnej pracy – zupełnie niepotrzebnie! Taki niepokój może powstać głównie u tych osób, które zapomniały jak szeroką dziedziną jest zarządzanie personelem, i w jak niezwykły sposób zewnętrzna obsługa może wpłynąć na podniesienie jakości nie tylko outsourcowanych zagadnień, ale także ich własnej pracy nad pozostałymi projektami.
Bardzo często to właśnie w wyspecjalizowanych firmach zewnętrznych można liczyć na bezbłędność przygotowanej dokumentacji.
Niektóre firmy w tej branży dbając o jakość pracy wdrożyły ISO, a także systemy doskonalące sposób obsługi Klientów i podnoszenia jakości usług CRP. Dzięki tym systemom, funkcjonujące procedury w dużym stopniu gwarantują bezbłędność list płac i wystandaryzowaną jakość współpracy, a także poprawność merytoryczna przygotowywanej dokumentacji i zgodność z przepisami prawno-podatkowymi.
Jednym z najistotniejszych aspektów podniesienia jakości w zakresie kadr i płac jest terminowe przygotowanie dokumentacji, która w sytuacji obsługi zewnętrznej opiera się na ściśle przestrzeganych harmonogramach współpracy i przesyłania dokumentacji w ujęciu rocznym oraz miesięcznym.
Mówiąc o jakości, trudno nie wspomnieć o roli profesjonalizmu w codziennych kontaktach. Pracownicy firm zewnętrznych uczestniczą na bieżąco w szkoleniach dotyczących komunikacji i obsługi Klienta.
Monika Hernecka
Dyrektor Operacyjny
FUTUREA Grupa Doradcza Sp. z o.o.