Futurea

  • Home
  • Publikacje
  • Payroll
  • O firmie
  • Referencje
  • Kontakt

Skontaktuj się z nami! Zadzwoń

+22 523 74 74
Home
|
Aktualności
|
Outsourcing kadr i płac – sposób na zmniejszenie ryzyka i podniesienie jakości

Outsourcing kadr i płac – sposób na zmniejszenie ryzyka i podniesienie jakości

outsourcing kadr i płac - zaufali klienciW ostatnich latach coraz więcej firm zleca prowadzenia spraw kadrowych i płacowych firmom zewnętrznym. Nic dziwnego, bo obecnie menedżerowie wiedzą, że outsourcing kadr i płac pozwala na znaczną redukcję oraz kontrolę kosztów operacyjnych, przy jednoczesnym usprawnieniu funkcji administracji kadrowo-płacowej.

Zmniejszenie ryzyka?

Jak podkreślają managerowie HR, ważnym aspektem ich działania, jest skoncentrowanie się na podstawowej działalności. Zarządzanie płacami nie jest bowiem ani działaniem kluczowym, ani strategicznym dla żadnego z przedsiębiorstw, choć oddane w niewłaściwe ręce może wiązać się z ryzykiem błędów związanych z terminowością, rzetelnością, znajomością zagadnień prawno podatkowych i zusowskich.

Ryzyko to można prawie całkowicie wyeliminować, przez outsourcing tej funkcji, przy założeniu oczywiście, że wybór padnie na właściwego dostawcę usługi.

Firma zyskuje wtedy pełną kontrolę nad ważnym dla firmy obszarem – wypłynięciem poza firmę istotnych danych na jej temat. Zachowanie poufność wynagrodzeń jest jednym z istotnych ryzyk i niezależnie od wysiłku włożonego w zapewnienie poufności wewnątrz przedsiębiorstwa, bezpieczeństwo informacji o pracownikach i ich wynagrodzeniach ma swoje ograniczenia. Przechowywanie i przetwarzanie takich informacji poza firmą, w bezpiecznym i odizolowanym centrum danych usługodawcy gwarantuje z reguły utrzymanie najwyższego stopnia ich poufności.

Co wziąć pod uwagę decydując się na outsourcing płac?

Z pewnością należy wziąć pod uwagę redukcję ryzyka związanego z utrzymaniem wysokiego poziomu zatrudnienia. W przypadku outsourcingu, możliwe jest zmniejszenie kosztów związanych z utrzymaniem stanowisk pracy specjalistów. Chodzi o koszty wynagrodzeń, szkolenia, miejsce pracy i wyposażenie stanowiska powiązane z ryzykiem nieobecności specjalisty może zostać całkowicie wyeliminowane.

Bardzo istotną sprawą jest także przeniesienie odpowiedzialności za prawidłowość naliczania płac na doświadczoną firmę zewnętrzną. Zmniejszenie ryzyka, a zwiększenie bezpieczeństwa i prawidłowości naliczania wynagrodzeń.

Warto przypomnieć także o uniezależnieniu ciągłości procesów od posiadanych zasobów kadrowych. W przypadku powierzenia naliczania płac doświadczonej firmie zewnętrznej (outsourcing płac) firmy uzyskują pewność, że niezależnie od zmiennych warunków kadrowych wewnątrz przedsiębiorstwa– urlop, absencja, odejście pracownika – ciągłości procesów kadrowo-płacowych zostanie zachowana.

Uzyskanie bieżącego dostępu do sprawdzonych systemów monitorowania zmian w prawie, ogranicza ryzyko nieprawidłowości przy ciągle zmieniającym się prawie – firmy outsourcingowe, dla których działalność kadrowo-płacowa to core biznes, śledzą przepisy w sposób ciągły.

Duże znaczenie dla firmy ma także przejęcie pełnej odpowiedzialności prawnej przed ZUS, US, PFRON oraz pracownikami firmy  w zakresie przygotowywanej dokumentacji, a także osobiste uczestnictwo specjalistów w kontrolach tych instytucji.

Firmy zewnętrzne często ponoszą też odpowiedzialność materialną za wynikłe z ich winy błędy czy opóźnienia. Ścisła specjalizacja wpływa na sprawność systemu kadrowo-płacowego uwzględniającego potrzeby pracowników oraz wytyczne dotyczące ochrony danych osobowych. Rezultat może wywierać pozytywny wpływ na zadowolenie zatrudnianych specjalistów ich motywację do pracy.

Szeroko mówi się o tym, że outsourcing pozwala na koncentrację sił, środków i procesów zarządczych na zasadniczych celach firmy. Organizacja osiąga lepsze wyniki i rośnie jej wartość rynkowa. Firma zwiększa swoją wydajność, a poprzez ograniczenie ryzyka także elastyczność swoich działań.

Podniesienie jakości pracy

Choć opinie na temat zewnętrznej obsługi płacowej lub płacowo-kadrowej są wciąż podzielone wśród specjalistów HR, to jednak znacząco rośnie liczba jej zwolenników. Przeciwnicy, choć często nie mówią o tym głośno, obawiają się utraty własnej pracy – zupełnie niepotrzebnie! Taki niepokój może powstać głównie u tych osób, które zapomniały jak szeroką dziedziną jest zarządzanie personelem, i w jak niezwykły sposób zewnętrzna obsługa może wpłynąć na podniesienie jakości nie tylko outsourcowanych zagadnień, ale także ich własnej pracy nad pozostałymi projektami.

Bardzo często to właśnie w  wyspecjalizowanych firmach zewnętrznych można liczyć na bezbłędność przygotowanej dokumentacji.

Niektóre firmy w tej branży dbając o jakość pracy wdrożyły ISO, a także systemy doskonalące sposób obsługi Klientów i podnoszenia jakości usług CRP.  Dzięki tym systemom, funkcjonujące procedury w dużym stopniu gwarantują bezbłędność list płac i wystandaryzowaną jakość współpracy, a także poprawność merytoryczna przygotowywanej dokumentacji i zgodność z przepisami prawno-podatkowymi.

Jednym z najistotniejszych aspektów podniesienia jakości w zakresie kadr i płac jest terminowe przygotowanie dokumentacji, która w sytuacji obsługi zewnętrznej opiera się na ściśle przestrzeganych harmonogramach współpracy i przesyłania dokumentacji w ujęciu rocznym oraz miesięcznym.

Mówiąc o jakości, trudno nie wspomnieć o roli profesjonalizmu w codziennych kontaktach. Również my dbamy o jakość obsługi naszych Klientów. Pracownicy firm zewnętrznych uczestniczą na bieżąco w szkoleniach dotyczących komunikacji i obsługi Klienta.

 

Monika Hernecka
Dyrektor Operacyjny
FUTUREA Grupa Doradcza Sp. z o.o.

Znajdź na stronie

payroll warszawa - zaufany partner

Najnowsze wpisy

  • W jakie szkolenia warto inwestować?
  • Przeszkody na drodze kobiet do kariery w zarządzaniu
  • Outsourcing Kadrowo-Płacowy – wady czy zalety?
  • Outsourcing kadr i płac – sposób na zmniejszenie ryzyka i podniesienie jakości

NASZ ADRES

Warszawa, ul. T. Chałubińskiego 8
+22 523 74 74
NIP: 526-26-52-775

Newsletter – zapisz się

Futurea Copyright © 2016. Wykonanie Anhor