Payroll – na co zwrócić uwagę

Jakie jest nastawienie menadżerów do przekazywania obsługi payroll firmie zewnętrznej?

Dyrektorzy Personalni, Finansowi i Generalni w Polsce mają coraz mniej obaw, aby nie tylko obsługę księgowości czy IT, ale także obsługę spraw dotyczących administracji payroll przekazywać w obce, ale fachowe ręce. W rezultacie, rynek usług payroll znacznie się powiększa. Firma rozważająca skorzystanie z usług outsourcingowych powinna przeanalizować korzyści i wady, jakie wiążą się z tego typu usługami i zadecydować, jakie rozwiązanie jest najkorzystniejsze ze względów strategicznych, ekonomicznych oraz rynkowych.

Jak postrzegają usługi outsorcingu payrollu dyrektorzy HR?

Mimo zdarzających się wśród osób związanych z HR opinii, że outsourcing może wpłynąć w przyszłości na pozbawienie ich pracy, to jednak znaczna większość menedżerów, widzi w outsourcingu payrollu nie tylko ograniczenie kosztów swojego działu, ale przede wszystkim uwolnienie siebie i swoich pracowników od monotonnych i czasochłonnych czynności administracyjnych.

Jak skalkulować, czy zlecenie funkcji payroll na zewnątrz przyniesie korzyści?

Niezależnie od wielkości firmy, liczby i stanowisk osób w niej zatrudnionych, wynagrodzenia muszą zostać prawidłowo i terminowo naliczone oraz wypłacone.
W naszej rzeczywistości prawnej, w której mamy do czynienia z nieustającymi zmianami przepisów samo ich śledzenie, nie mówiąc o interpretowaniu, to nie lada sztuka.
W dodatku niezwykle czasochłonna. Dodajmy do tego konieczność posiadania odpowiedniego programu komputerowego pozwalającego na prowadzenie listy płac bez narażania się na nieścisłości. Korzystanie ze specjalnych programów obsługujących payroll oznacza jednak nie tylko wydatek na jego zakup, lecz także obciążenie finansowe wynikające z konieczności utrzymania takiego systemu np. kolejnych aktualizacji tzw. up-date’ów.

Pamiętajmy też, że naliczenie payroll odbywa się w określonym momencie miesiąca (czasami dwa razy w miesiącu) i w tym czasie angażuje naszego specjalistę, nie pozwalając mu tym samym wykonywać innych czynności. Jest to często dość niedogodne, zwłaszcza gdy zadania te są powierzone pracownikowi zajmującemu się księgowością. Co dzieje się w sytuacji, gdy pracownik odpowiadający za naliczanie wynagrodzeń zachoruje albo zdecyduje się udać na urlop w terminie przypadającym na czas naliczania wynagrodzeń?

Nie do pominięcia jest także aspekt poufności, stanowiący coraz istotniejszy powód decyzji o wydzieleniu tej funkcji z przedsiębiorstwa.

Duże znaczenie dla firmy ma także przeniesienie odpowiedzialności nie tylko za prawidłowość naliczonych wynagrodzeń oraz dokumentacji z tym związanej, lecz także za ewentualne zobowiązania finansowe wobec instytucji publiczno-prawnych.

Co daje wyniesienie funkcji payroll na zewnątrz firmy?

W przypadku outsourcingu payroll, firma zyskuje:
–          przeniesienie odpowiedzialności (także finansowej) wobec instytucji publiczno-prawnych (Urząd Skarbowy, ZUS) na zewnętrznego dostawcę,
– zachowanie całkowitej poufności wynagrodzeń w firmie,
– zapewnienie szybkiego i sprawnego dostosowania się do ciągle zmieniających się przepisów, bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów na szkolenia swoich pracowników,
– oszczędność na specjalistycznym oprogramowaniu i jego utrzymaniu,
– pozbycie się czasochłonnej pracy administracyjnej oraz obniżenie stałych kosztów personalnych,
– gwarancję stałego honorarium dzięki czemu firma nie jest zaskakiwana dodatkowymi kosztami, nawet w przypadku takich usług jak: wystawianie PIT rocznych, wszelkiego typu zaświadczeń dla pracowników, raportów i analiz na potrzeby zestawień statystycznych.

Jakie są zagrożenia związane z outsourcingiem payroll

Payroll zewnętrzny może stwarzać także pewne zagrożenia. Jak podkreślają managerowie HR, zagrożenie może wystąpić, gdy wybór padnie na niewłaściwego dostawcę usługi. Zleceniodawca ryzykuje wtedy utratę kontroli nad ważnym dla firmy obszarem – wypłynięciem poza firmę istotnych danych na jej temat. Mogą się zdarzyć także problemy prawne związane z nienależytym wywiązywaniem się dostawcy z powierzonych zadań. Dlatego przy wyborze firmy warto wziąć pod uwagę to jak długo dostawca zewnętrzny funkcjonuje na rynku, jak duże liczebnie firmy obsługuje oraz prosić o opinię klientów już korzystających z usług danego usługodawcy.

Jak specjaliści oceniają poziom zewnętrznej obsługi w zakresie payroll?

Choć opinie na temat zewnętrznej obsługi payroll są wciąż podzielone wśród specjalistów HR, to jednak znacząco rośnie liczba jej zwolenników. Tych managerów, którzy niepokoją się o jakość dostarczanych usług payroll z pewnością może uspokoić fakt, że z roku na rok przybywa firm, które realizują działania w obszarze HR na coraz wyższym poziomie.