Outsourcing Kadrowo-Płacowy – wady czy zalety?

Posted by on cze 23, 2012 in Aktualności | 0 comments

Outsourcing Kadrowo-Płacowy – wady czy zalety?

Outsourcing Kadrowo-Płacowy – wady czy zalet?

Jakie jest nastawienie menadżerów do przekazywania obsługi przedsiębiorstwa firmie zewnętrznej? Dyrektorzy Personalni, Finansowi i Generalni w Polsce mają coraz mniej obaw, aby nie tylko obsługę księgowości czy IT, ale także obsługę spraw dotyczących administracji kadrowo-płacowej przekazywać w obce, ale fachowe ręce. W rezultacie, rynek usług outsourcingowych znacznie się powiększa. Polscy przedsiębiorcy zazwyczaj rozumieją outsourcing, jako przekazywanie konkretnych zadań, funkcji firmie zewnętrznej. Natomiast, po przeprowadzeniu dokładnej diagnozy organizacji i analizy kosztów, firma może zlecać wszystkie procesy, które nie wiążą się z kluczową działalnością firmy. Trzeba jednak pamiętać, że taki proces musi być wdrażany w sposób precyzyjnie zaplanowany. Firma rozważająca skorzystanie z usług outsourcingowych powinna przeanalizować korzyści i wady, jakie wiążą się z tego typu usługami i zadecydować, jakie rozwiązanie jest najkorzystniejsze ze względów strategicznych, ekonomicznych oraz rynkowych.

Jak postrzegają usługi outsorcingowe dyrektorowie HR? Mimo zdarzających się wśród osób związanych z HR opinii, że outsourcing może wpłynąć w przyszłości na pozbawienie ich pracy, to jednak znaczna większość menedżerów, widzi w outsourcingu nie tylko ograniczenie kosztów swojego działu, ale przede wszystkim uwolnienie siebie i swoich pracowników od monotonnych i czasochłonnych czynności administracyjnych. Taka współpraca umożliwia skupienie uwagi pracowników firmy na realizacji zadań kluczowych oraz celach strategicznych dla całej organizacji. Działania administracyjne nie generują zysku i nie tworzą wartości przedsiębiorstwa, stąd warto zaoszczędzony czas poświęcić na te zagadnienia, które dają firmie wymierne korzyści.

Jakie typy outsorcingu wykorzystywane są w Polsce? Usługi outsourcingowe można podzielić na dwie grupy: outsourcing pełny oraz outsourcing selektywny. W pierwszym przypadku mamy do czynienia z całkowitym przejęciem konkretnej gałęzi działalności firmy, w drugim dokonujemy wyboru, jakie obszary zostaną objęte umową przez firmę zewnętrzną.

Jak skalkulowac, czy zlecenie danej czynności na zewnątrz przyniesie korzyści? Dobrym przykładem usługi realizowanej przez firmę zewnętrzną, na której można prześledzić proces decyzyjny przekazania konkretnej czynności na zewnątrz, jest usługa administrowania wynagrodzeniami. Niezależnie od wielkości firmy, liczby i stanowisk osób w niej zatrudnionych, wynagrodzenia muszą zostać prawidłowo i terminowo naliczone oraz wypłacone. W naszej rzeczywistości prawnej, w której mamy do czynienia z nieustającymi zmianami przepisów samo ich śledzenie, nie mówiąc o interpretowaniu, to nie lada sztuka. W dodatku niezwykle czasochłonna. Dodajmy do tego konieczność posiadania odpowiedniego programu komputerowego pozwalającego na prowadzenie listy płac bez narażania się na nieścisłości. Korzystanie ze specjalnych programów kadrowo-płacowych oznacza jednak nie tylko wydatek na jego zakup, lecz także obciążenie finansowe wynikające z konieczności utrzymania takiego systemu np. kolejnych aktualizacji tzw. up-date’ów. Pamiętajmy też, że naliczanie wynagrodzeń odbywa się w określonym momencie miesiąca (czasami dwa razy w miesiącu) i w tym czasie angażuje naszego specjalistę, nie pozwalając mu tym samym wykonywać innych czynności. Jest to często dość niedogodne, zwłaszcza gdy zadania te są powierzone pracownikowi zajmującemu się księgowością. Co dzieje się w sytuacji, gdy pracownik odpowiadający za naliczanie wynagrodzeń zachoruje albo zdecyduje się udać na urlop w terminie przypadającym na czas naliczania wynagrodzeń? Nie do pominięcia jest także aspekt poufności, stanowiący coraz istotniejszy powód decyzji o wydzieleniu tej funkcji z przedsiębiorstwa. Duże znaczenie dla firmy ma także przeniesienie odpowiedzialności nie tylko za prawidłowość naliczonych wynagrodzeń oraz dokumentacji z tym związanej, lecz także za ewentualne zobowiązania finansowe wobec instytucji publiczno-prawnych. Firma zewnętrzna w naszym imieniu występuje przed organami kontrolnymi i to jej zadaniem jest składanie wszelkich niezbędnych wyjaśnień, czy też prezentacja odpowiedniej dokumentacji, a także odpowiedzialność finansowa za błędy w naliczaniu wynagrodzeń, stwierdzone przez owe instytucje. Każdy, kto miał okazję doświadczyć tego osobiście zdaje sobie sprawę, że każda kontrola nawet ta najbardziej rutynowa wiąże się z koniecznością poświęcenia na ten cel dużej uwagi i czasu, co w znacznym stopniu odciąga nas od spraw bieżących w firmie. Nie bez powodu zostało niedawno wprowadzone ustawowe ograniczenie liczb kontroli, które mogą się odbywać w jednym czasie w danym zakładzie pracy. W przeszłości w skrajnych przypadkach przedłużające i często nakładające się jedna na drugą kontrole, miały bezpośrednie przełożenie na kondycję finansową spółki.

Co daje outsourcing? W przypadku outsourcingu kadrowo-płacowego firma zyskuje: - przeniesienie odpowiedzialności (także finansowej) wobec instytucji publiczno-prawnych (Urząd Skarbowy, ZUS) na zewnętrznego dostawcę, - zachowanie całkowitej poufności wynagrodzeń w firmie, - zapewnienie szybkiego i sprawnego dostosowania się do ciągle zmieniających się przepisów, bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów na szkolenia swoich pracowników, - oszczędność na specjalistycznym oprogramowaniu i jego utrzymaniu, - pozbycie się czasochłonnej pracy administracyjnej oraz obniżenie stałych kosztów personalnych, - gwarancję stałego honorarium dzięki czemu firma nie jest zaskakiwana dodatkowymi kosztami, nawet w przypadku takich usług jak: wystawianie PIT rocznych, wszelkiego typu zaświadczeń dla pracowników, raportów i analiz na potrzeby zestawień statystycznych.

Jakie są zagrożenia związane z outsourcingiem Outsourcing może stwarzać także pewne zagrożenia. Jak podkreślają managerowie HR, zagrożenie może wystąpić, gdy wybór padnie na niewłaściwego dostawcę usługi. Zleceniodawca ryzykuje wtedy utratę kontroli nad ważnym dla firmy obszarem – wypłynięciem poza firmę istotnych danych na jej temat. Mogą się zdarzyć także problemy prawne związane z nienależytym wywiązywaniem się dostawcy z powierzonych zadań. Dlatego przy wyborze firmy warto wziąć pod uwagę to jak długo dostawca zewnętrzny funkcjonuje na rynku, jak duże liczebnie firmy obsługuje oraz prosić o opinię klientów już korzystających z usług danego usługodawcy. Z pewnością należy wziąć pod uwagę renomę firmy i doświadczenie jej pracowników, a także proponowane warunki współpracy. Na przykład: jakość procedur, możliwość dostosowania rozwiązań do potrzeb klienta i jego kultury organizacyjnej. Bardzo istotną sprawą są także stosowane systemy i narzędzia oraz forma raportów przedstawianych klientowi.

Jak specjaliści oceniają poziom zewnętrznej obsługi płacowo-kadrowej? Choć opinie na temat zewnętrznej obsługi płacowej lub płacowo-kadrowej są wciąż podzielone wśród specjalistów HR, to jednak znacząco rośnie liczba jej zwolenników. Przeciwnicy, choć często nie mówią o tym głośno, obawiają się utraty własnej pracy – zupełnie niepotrzebnie! Taki niepokój może powstać głównie u tych osób, które zapomniały jak szeroką dziedziną jest zarządzanie personelem, a skupiły się wyłącznie (często z powodu braku czasu!) na działaniach związanych wyłącznie z administrowaniem dokumentami. Tych managerów, którzy niepokoją się o jakość dostarczanych usług z pewnością może uspokoić fakt, że z roku na rok przybywa firm, które realizują działania w obszarze HR na coraz wyższym poziomie.

Jakie są perspektywy rozwoju ousorcingu kadrowo – płacowego? Nie spodziewamy się, aby w najbliższym czasie cała sfera HR została przekazana w outsourcing, ale jego wykorzystanie będzie rosło.

 

Leave a Reply

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*


6 × jeden =

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>